Τα πρωταρχικά κριτήρια για την επιλογή οποιασδήποτε πηγής πληροφορίας είναι η αξία και η σημασία του περιεχομένου. Η απόκτηση των πληροφοριακών πόρων μπορεί να περιλαμβάνει:

• Αγορά φυσικών τεκμηρίων, ποικίλων μορφών, που θα αξιοποιηθούν στη Βιβλιοθήκη
• Αγορά πρόσβασης σε ηλεκτρονικές πηγές
• Δωρεές

Η Βιβλιοθήκη πραγματοποιεί παραγγελίες, συνήθως ηλεκτρονικά, με τους προμηθευτές της, με σκοπό την απόκτηση υλικού όσο το δυνατόν ταχύτερα και αποδοτικά γίνεται.

Μια λίστα σχετικά με το νέο υλικό που προστίθενται στα αποθέματα της Βιβλιοθήκης μπορεί να βρει κανείς στη σελίδα των νέων ειδήσεων της Βιβλιοθήκης.

Το υλικό που αποκτάται από τη Βιβλιοθήκη, παρέχεται σε μια ποικιλία μορφών. Η επιλογή της μορφής πραγματοποιείται λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα:

• Ζήτηση των χρηστών
• Διαθεσιμότητα & Κόστος
• Διαθεσιμότητα στην απαραίτητη τεχνολογία, στον εξοπλισμό και στις εγκαταστάσεις
• Προσβασιμότητα
• Συμφωνίες αδειοδότησης
• Σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας

Τα Ελληνικά είναι η γλώσσα που προτείνεται κατά την απόκτηση υλικού για τους φοιτητές. Παράλληλα, αποκτούνται έργα που εκδίδονται και σε άλλες γλώσσες, εφόσον είναι σχετικές με συγκεκριμένα προγράμματα σπουδών ή εφόσον απαιτούνται για την διεκπεραίωση έρευνας και δεν υπάρχει κατάλληλη έκδοση στην ελληνική γλώσσα.

Η Βιβλιοθήκη παρέχει πρόσβαση σε ηλεκτρονικές πηγές με βάση τα κριτήρια που αναφέρονται στο παρόν έγγραφο. Ενώ η Βιβλιοθήκη έχει ως στόχο να διατηρήσει μια λογική ισορροπία μεταξύ των έντυπων και ηλεκτρονικών υλικών, επιδιώκει ενεργά την αγορά των ηλεκτρονικών πόρων σε αντίθεση με την εκτύπωση υλικού εφόσον είναι οικονομικά βιώσιμο. Σε γενικές γραμμές η Βιβλιοθήκη ευνοεί την πρόσβαση σε νέα έργα, κατά προτίμηση μέσω του World Wide Web σε αντίθεση με άλλες ηλεκτρονικές μορφές, όπως το CD-ROM.

Η Βιβλιοθήκη διαθέτει μέρος του προϋπολογισμού της για τη χρηματοδότηση ηλεκτρονικών περιοδικών. Όμως ο μεγαλύτερος αριθμός ηλεκτρονικών περιοδικών και Βάσεων δεδομένων αποκτάται μέσω της συμμετοχής της στην Κοινοπραξία Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών του Συνδέσμου Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ)

www.heal-link.gr

Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων (Β.Κ.Π.-Π.Ι.) δέχεται δωρεές βιβλίων και πληροφοριακού υλικού που ενισχύουν τα γνωστικά αντικείμενα των συλλογών της και υποστηρίζουν εκπαιδευτικά και ερευνητικά προγράμματα του Πανεπιστημίου.

Η εξέταση των δωρεών και η πρόταση για την αποδοχή τους γίνεται από ειδικούς βιβλιοθηκονόμους σύμφωνα με την πολιτική ανάπτυξης των συλλογών της Β.Κ.Π.-Π.Ι. Σε περίπτωση μη αποδοχής μιας δωρεάς, η Β.Κ.Π.-Π.Ι. μπορεί να προτείνει –όπου είναι δυνατόν –άλλες Βιβλιοθήκες στις οποίες το περιεχόμενο της δωρεάς θα είναι χρήσιμο.

Μετά την αποδοχή μιας δωρεάς, αυτή αποτελεί ιδιοκτησία της Β.Κ.Π.-Π.Ι. και μόνο η Βιβλιοθήκη μπορεί να λάβει αποφάσεις για τη διατήρηση, την ταξιθέτηση , τη βιβλιοθηκονομική επεξεργασία , και τον τρόπο χρήσης και διάθεσής της στους αναγνώστες.

Το υλικό που δωρίζεται στη Β.Κ.Π.-Π.Ι. συνοδεύεται απαραίτητα από συμφωνητικό δωρεάς με τον όρο ότι τίθεται στο σύνολό του σε κοινή χρήση όπως και το υπόλοιπο υλικό της Βιβλιοθήκης.

Εάν ο δωρητής ζητήσει την επιστροφή υλικού για το οποίο υπάρχει νόμιμο συμφωνητικό δωρεάς, η Β.Κ.Π.-Π.Ι. θα συμβουλευτεί τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος προτού λάβει οποιαδήποτε απόφαση. Η Βιβλιοθήκη δεν επιστρέφει κανένα αντικείμενο για το οποίο υπάρχει συμφωνητικό δωρεάς, εκτός αν απορρέει σχετική νομική υποχρέωση.

Ο δωρητής μπορεί να υποβάλει αίτημα επιστροφής υλικού που έχει γίνει δεκτό στο παρελθόν χωρίς συμφωνητικό δωρεάς.

Εάν μετά την παραλαβή της δωρεάς διαπιστωθεί ότι μέρος της υπάρχει ήδη στη Β.Κ.Π.-Π.Ι., το υλικό αυτό μπορεί να αποσυρθεί, να προσφερθεί σε άλλη Βιβλιοθήκη, ή να επιστραφεί στον δωρητή ή στην οικογένειά του.

Υλικό που μπορεί να αποσυρθεί είναι:

Ημερολόγια, προσκλήσεις, υπομνήματα, κάρτες συγχαρητηρίων, συλλυπητηρίων και χαιρετισμών, αιτήσεις, φάκελοι αναφοράς, προσωπικές αιτήσεις, αλληλογραφία, ταξιδιωτικά έξοδα ή παραστατικά πληρωμής, προτάσεις ερευνητικών έργων, ανάτυπα εργασιών, κ.ά.

Για κάθε τεκμήριο που αποσύρεται από μια συλλογή πρέπει να συμπληρώνεται έντυπο απόσυρσης.

Η Β.Κ.Π.-Π.Ι. διατηρεί το δικαίωμα να συμπεριλαμβάνει, χωρίς περιορισμό, υλικό που απέκτησε από δωρεές σε εκθέσεις που οργανώνονται σε χώρους της Πανεπιστημιούπολης ή εκτός αυτής.

Η Β.Κ.Π.-Π.Ι. διατηρεί το δικαίωμα να κάνει αλλαγές στην πολιτική οργάνωσης των δωρεών με γνώμονα πάντα την προστασία των συλλογών της και την εξυπηρέτηση των χρηστών της. Μολονότι θα καταβάλλεται κάθε προσπάθεια συμμόρφωσης προς το περιεχόμενο της συμφωνίας που έγινε μεταξύ της Β.Κ.Π.-Π.Ι. και του δωρητή κατά την απόκτηση της δωρεάς, η Βιβλιοθήκη δεν αναλαμβάνει την ευθύνη να ειδοποιήσει τον δωρητή για τυχόν αναθεώρηση της πολιτικής της.

Η Β.Κ.Π.-Π.Ι. ακολουθεί συγκεκριμένες πρακτικές και καθορισμένες διαδικασίες σε έκτακτες περιπτώσεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο τη συλλογή Ως εκ τούτου, η Β.Κ.Π.-Π.Ι. μπορεί να προβεί στη δημιουργία αντιγράφων κάποιων τεκμηρίων για το ενδεχόμενο καταστροφής του πρωτότυπου υλικού. Τα εν λόγω αντίγραφα αποθηκεύονται σε άλλο χώρο για να διασφαλιστούν τα πνευματικά δικαιώματα του πρωτοτύπου.

Η Β.Κ.Π.-Π.Ι. παίρνει τις αναγκαίες προφυλάξεις για την προστασία των Συλλογών από:

Α. Κλοπή

Εφαρμόζονται ειδικές μέθοδοι ασφάλειας για την προστασία των συλλογών που περιέχουν ευαίσθητο υλικό ή δωρεές μεγάλης αξίας.

Διατηρούνται ακριβείς κατάλογοι όλου του υλικού για να αποδεικνύεται η κυριότητα σε περίπτωση κλοπής.

Β. Πυρκαγιά

Παρόλο που η πιθανότητα πυρκαγιάς είναι μικρή, το προσωπικό της Β.Κ.Π.-Π.Ι. παίρνει προφυλάξεις για τα πολύτιμα ή ευαίσθητα τεκμήρια, ώστε να μην υπάρχει καμία πιθανότητα καταστροφής τους από φωτιά ή καπνό.

Γ. Παράσιτα

Το υλικό που γίνεται δεκτό από τη Β.Κ.Π.-Π.Ι. πρέπει να καθαρίζεται -αν είναι δυνατόν- ή να απολυμαίνεται -αν είναι απαραίτητο- πριν από την τοποθέτησή του στο κτήριο της Βιβλιοθήκης

Πραγματοποιείται περιοδικός ψεκασμός του κτηρίου για απεντόμωση, με σκοπό τη συντήρηση του υλικού.

Υλικό που έχει χαθεί, αντικαθίσταται σύμφωνα με την γενική πολιτική εξαγορών που περιγράφεται παραπάνω. Τα αντικαθιστάμενα αντικείμενα χρηματοδοτούνται από τη Βιβλιοθήκη, εκτός αν πρόσφατες εκδόσεις είναι διαθέσιμες.

Για να εξασφαλιστεί το γεγονός ότι οι συλλογές παρέχουν την καλύτερη δυνατή υποστήριξη για την τρέχουσα έρευνα και τα προγράμματα σπουδών, η Βιβλιοθήκη αναλαμβάνει ένα πρόγραμμα επανεξέτασης των Συλλογών της.

Κατάλογοι με καταγεγραμμένες πιθανές αποσύρσεις υλικού, δημιουργούνται με βάση κριτήρια όπως η χρήση, η ηλικία και η ημερομηνία αγοράς. Το υποψήφιο υλικό για απόσυρση καταγράφεται στη συνέχεια, με ηλεκτρονικά μέσα, με σκοπό την επανεξέταση από τα μέλη του Πανεπιστημίου. Τα βιβλία επιστρέφονται στα ράφια στην περίπτωση που το Ακαδημαϊκό Προσωπικό αποφασίσει την μη απόρριψη του υποψήφιου υλικού.

Ακύρωση συνδρομής περιοδικού πραγματοποιείται μόνο μετά από διαβούλευση με το Ακαδημαϊκό Προσωπικό του Πανεπιστημίου.